紙資料の保管コスト削減にもつながる文書電子化とは？

書庫や倉庫が紙資料であふれ、保管の費用や探す手間に悩む方は多いのではないでしょうか。

本記事では、会社や自治体の文書管理ご担当者様に向けて、文書電子化の意味と進め方を解説します。
あわせて、保管費用の削減につながる理由もご紹介します。

文書電子化とは？紙資料をデータ化する流れは？

文書電子化とは、図面、台帳などの紙資料をスキャンし、PDF等の電子データとして利用できるようにすることです。主な流れは、①対象文書の選定 ②前処理 ③スキャン ④検査・索引付け ⑤納品・原本の整理の5段階です。

詳しくは、次の章でご紹介します。

文書電子化の大きな利点は、書類を探す時間と保管場所を減らせることです。

紙資料は年々増え、書庫の拡張や外部倉庫の利用などにより、保管コストが増加しがちです。データ化すれば、パソコン・タブレット・スマートフォンで検索して必要な書類をすぐに確認できます。原本を廃棄または集約して保管できれば、書庫や外部倉庫に必要なスペースを削減でき、保管の費用も抑えられます。

一般的な電子化の流れは、次のとおりです。

対象文書の選定
保存期間や利用頻度を基に、電子化する文書を決めます。
前処理
スキャン品質を確保するため、クリップやとじ針を取り外すほか、破れやしわの補修を行います。
スキャン
文書の大きさや状態に合った機器で読み取ります。
検査・索引付け
読み取り漏れや傾きがないか確認し、ファイル名や検索用の情報を付与します。必要に応じて、文字認識(OCR)で文書内の文字を検索できるようにします。
納品・原本の整理
電子化したデータの納品後、原本はお客様へ返却し、その後の保管や廃棄についてご判断いただきます。

一方で、法令で紙の原本の保存が求められる文書もあります。原本を廃棄する前に、社内規程や関係法令を必ずご確認ください。

近年は、電子化した資料を生成AIで活用したいというご相談が増えています。社内の文書をAIに検索させて回答を得る仕組みはRAG（検索拡張生成）と呼ばれ、企業様・自治体様での導入検討が進んでいます。

こうした活用に備えて、資料をAIが読み取れる状態に整えておくことをAI-ready（AIレディ）といいます。

ここで注意が必要なのは、スキャンしただけのPDFは中身が画像として記録されている点です。人の目には文字が見えていても、コンピュータからは写真と同じ扱いになり、検索もAIでの読み取りもできません。

AI-readyな状態にするには、文字認識（OCR）でテキストの情報を持たせておく必要があります。画像の見た目を保ったまま裏側に文字データを重ねる形式にすれば、人が閲覧する用途とシステムが読み取る用途を両立できます。

RAGで扱う場合は、ファイル名や索引の情報も検索の手がかりになります。日付・書類種別・案件名などを含む規則を決めてから作業を始めると、後の活用がしやすくなります。

なお、電子化が進むとこれまで倉庫にあって事実上参照されなかった資料も検索できる状態になります。個人情報や機密情報を含む資料の取り扱いについては、計画の段階でルールを決めておくことをお勧めします。

当社では、全国の企業様や自治体様において、書庫に保管された数十万枚規模の紙図面や台帳をデータ化した実績があります。

書庫が満杯に近く必要な図面を探すのに時間がかかることや、書庫の拡張が困難であることがお客様の課題でした。

そこで当社は、文書の仕分けから、大判図面や製本された台帳のスキャン、ファイル名の付与、ファイリングシステムへの登録までを実施しました。
また、機密性や管理上の理由から文書の持ち出しができない場合は、スキャナなどの機器を現地へ持ち込んでスキャン作業を行いました。

その結果、書庫の紙保管量をほぼゼロに削減でき、図面の検索時間の短縮にもつながったとの評価をいただいています。

当社では、最大B0サイズの図面や製本された書類、経年劣化した紙資料などさまざまな文書の電子化にも対応しています。お気軽にご相談ください。

本記事に関するお問い合わせは、下記よりご連絡ください。
お問い合わせフォーム